RGPD : obligations, guide pratique et mise en conformité
Le RGPD encadre la façon dont votre organisation collecte, utilise et protège les données personnelles.
Sur cette page, nous répondons à deux questions simples :
- Quelles sont mes obligations RGPD ?
- Par où commencer pour être réellement en conformité, sur le terrain ?
En bref
Un cadre, pas seulement un texte
Le RGPD n’est pas qu’un texte juridique : c’est un cadre pour sécuriser vos données, vos clients et votre image.
Vous êtes presque toujours concerné
Vous êtes concerné dès que vous traitez des données sur des personnes physiques (clients, prospects, salariés…).
Quelques chantiers structurants
Quelques chantiers simples bien menés (registre, minimisation, droits, sécurité) permettent déjà un vrai saut de maturité.
1. Le RGPD, de quoi parle-t-on ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement européen qui harmonise les règles de traitement des données personnelles dans l’ensemble de l’Union européenne. Entré en application le 25 mai 2018, il complète la loi française « Informatique et Libertés » de 1978, révisée en 2018.
Trois objectifs guident le RGPD :
- Renforcer les droits des personnes sur leurs données.
- Responsabiliser les acteurs qui collectent et traitent ces données.
- Rendre la régulation crédible, via des autorités de contrôle dotées de pouvoirs renforcés.
Données personnelles et traitement : quelques repères
Dans la pratique, vous êtes dans le champ du RGPD dès que vous manipulez des informations qui permettent d’identifier une personne physique, directement ou indirectement :
- identité, coordonnées, identifiants techniques ;
- données RH ;
- informations contractuelles, données client, historiques de navigation, etc.
Dès que vous enregistrez, consultez, modifiez, transmettez ou archivez ces données, il s’agit d’un traitement de données personnelles. Que le support soit numérique ou papier ne change rien au fait que le RGPD s’applique.
2. Êtes-vous concerné par les obligations RGPD ?
La réponse est généralement oui.
Le RGPD s’applique à :
- toutes les structures privées ou publiques établies dans l’UE qui collectent et/ou traitent des données personnelles ;
- leurs sous-traitants, dès lors qu’ils traitent des données pour leur compte ;
- les organisations hors UE qui ciblent des résidents européens (offre de services, suivi du comportement en ligne…).
Concrètement, vos obligations RGPD s’appliquent :
- à vos clients, prospects, bénéficiaires, assurés, emprunteurs, sociétaires… ;
- à vos salariés, candidats, prestataires, partenaires ;
- à vos traitements internes (reporting, risk management, outils métiers) comme à vos canaux digitaux (sites, applis, CRM, DMP, outils marketing…).
3. Les grands principes du RGPD
Le RGPD repose sur quelques principes structurants qui irriguent toutes les obligations :
- Licéité, loyauté, transparence : vous devez disposer d’un fondement juridique pour chaque traitement, informer clairement les personnes et traiter leurs données de manière loyale.
- Limitation des finalités : les données doivent être collectées pour des objectifs déterminés, explicites et légitimes – et ne pas être réutilisées de manière incompatible.
- Minimisation des données : ne collecter que les données vraiment nécessaires au regard de la finalité.
- Exactitude : tenir les données à jour et corriger ce qui est inexact.
- Limitation de la conservation : définir des durées de conservation adaptées, puis supprimer, anonymiser ou archiver.
- Intégrité et confidentialité : protéger les données contre les accès non autorisés, la perte, la destruction ou la divulgation.
- Responsabilité (“accountability”) : être capable de démontrer que vous respectez ces principes (politiques, preuves, registres, décisions tracées).
Ce sont ces principes qui se traduisent en obligations concrètes au quotidien.
4. Vos obligations RGPD clés, concrètement
Pour les autorités, quatre chantiers sont considérés comme le socle minimal d’une démarche RGPD sérieuse :
- documenter vos traitements de données ;
- limiter ce que vous collectez et conservez ;
- respecter les droits des personnes ;
- sécuriser les données et gérer les incidents.
4.1. Cartographier vos traitements : le registre RGPD
Le registre des activités de traitement est la « carte » de vos données :
- il recense les traitements (finalités, catégories de données, bases légales, durées de conservation, destinataires, transferts…) ;
- il identifie les principaux risques pour les personnes ;
- il documente les mesures de protection déjà en place.
Ce registre est obligatoire pour la plupart des organisations et constitue la base :
- de vos analyses d’impact (AIPD) ;
- de vos arbitrages (supprimer, fusionner, sécuriser, sous-traiter) ;
- de vos échanges avec la direction, les métiers, l’IT et la CNIL en cas de contrôle.
4.2. Minimiser les données et maîtriser les durées
Votre deuxième obligation est de ne collecter que ce qui est nécessaire et de ne pas conserver indéfiniment :
- limiter les champs obligatoires dans les formulaires ;
- éviter la collecte « réflexe » (civilité, date de naissance, N° mobile… quand ce n’est pas indispensable) ;
- définir des règles de conservation par grande famille de traitements (prospects, clients, sinistres, salariés, logs, vidéosurveillance, etc.) ;
- mettre en place des mécanismes d’effacement, anonymisation ou archivage à l’issue de ces délais.
Ces choix doivent être tracés (politique de conservation, tableau de correspondance durées/finalités) et partagés avec les métiers et l’IT.
Notre recommandation Niutime
Commencer par un registre « 80/20 » qui couvre les traitements majeurs (clients, RH, marketing, risques, fournisseurs) et l’enrichir ensuite. Inutile de viser l’exhaustivité totale dès le premier sprint.
4.3. Informer et respecter les droits des personnes
Le RGPD renforce les droits des personnes concernées.
Vous devez :
- informer clairement sur l’usage des données (mentions d’information, politique de confidentialité, bandeaux cookies, notices internes) ;
- permettre l’exercice effectif des droits :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit d’effacement (dans certaines conditions) ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition (notamment en prospection) ;
- droit à la portabilité ;
- répondre aux demandes dans les délais et conserver la preuve de votre réponse.
Pour l’utilisateur final, le parcours doit être simple :
- un point d’entrée explicite (adresse, formulaire, espace client, DPO) ;
- des réponses compréhensibles ;
- un suivi des demandes dans vos outils internes.
4.4. Sécuriser les données et gérer les incidents
Protéger les données est une obligation centrale du RGPD. Cela implique :
- des mesures techniques : gestion des habilitations, segmentation des droits, mots de passe robustes, chiffrement là où c’est pertinent, sauvegardes régulières, mises à jour de sécurité, journalisation… ;
- des mesures organisationnelles : chartes, procédures, sensibilisation, supervision des sous-traitants, clauses contractuelles adaptées ;
- un dispositif de gestion des violations de données :
- capacité à détecter un incident (perte, fuite, accès non autorisé) ;
- analyse rapide de l’impact pour les personnes ;
- notification à la CNIL et, si nécessaire, aux personnes concernées, dans les délais prévus par le règlement.
5. Quels risques en cas de non-conformité RGPD ?
En cas de manquement, vous vous exposez à plusieurs types de risques :
- Sanctions administratives : mises en demeure, injonctions, limitation ou suspension de certains traitements.
- Sanctions financières : les amendes peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.
- Risques pénaux, selon la nature des infractions.
- Risques réputationnels : médiatisation des sanctions, perte de confiance des clients, tensions avec les partenaires et les autorités.
L’enjeu n’est donc pas uniquement « juridique » : c’est aussi un sujet de confiance, de business et de continuité d’activité.
6. Par où commencer votre mise en conformité RGPD ?
La CNIL propose un plan d’action en plusieurs étapes pour démarrer la conformité (cartographier, prioriser, sécuriser, organiser les processus).
Chez Niutime, nous traduisons ces recommandations en un déroulé simple, adapté à vos enjeux métiers.
6.1. Mesurer votre niveau de maturité RGPD
Avant de lancer de nouveaux chantiers, il est utile de :
- clarifier ce qui est déjà en place (registre, politiques, contrats, sécurité, droits…) ;
- identifier les écarts les plus sensibles (risque pour les personnes, exposition médiatique, contrôles possibles) ;
- prioriser un plan d’action réaliste sur 12 à 24 mois.
Vous pouvez :
- utiliser notre questionnaire “Testez votre maturité RGPD” pour obtenir une première photographie et un score de maturité ;
- combiner ce diagnostic avec vos propres audits (SSI, risques, contrôle interne).
Notre approche Niutime
- Focalisée sur vos processus métiers (assurance, banque, services financiers, distribution…).
- Une trajectoire lisible : diagnostic → registre et quick wins → sécurisation des traitements critiques → industrialisation.
- Des livrables exploitables par vos équipes risques, conformité, juridique, IT et métiers.
Pour le détail de nos accompagnements (programme RGPD complet, coaching du DPO, AIPD, revue de contrats, etc.), rendez-vous sur la page Mise en conformité réglementaire.
6.2. Former et sensibiliser vos équipes
La conformité RGPD ne tient pas uniquement dans un registre ou une politique : elle dépend aussi des réflexes quotidiens des équipes.
Pistes d’action :
- sensibilisations courtes pour les managers, les équipes métier et les fonctions support ;
- modules spécifiques pour les populations exposées (marketing digital, data, risques, recouvrement, réseaux commerciaux…) ;
- intégration du RGPD dans vos parcours d’onboarding et vos dispositifs de contrôle interne.
Nous pouvons combiner vos ressources internes avec les contenus officiels (guides et MOOC de la CNIL) pour bâtir un programme cohérent.
7. Aller plus loin : ressources officielles et pages liées
Ressources officielles
Pour approfondir certains points, nous vous recommandons de consulter :
- La fiche « Comprendre le RGPD » de la CNIL.
- Le texte officiel du règlement publié sur le site de la CNIL.
- Le dossier « Le RGPD, mode d’emploi » du Ministère de l’Économie.
Ces contenus complètent utilement cette page et permettent de vérifier directement vos interprétations.
Pages Niutime liées
Pour structurer votre démarche RGPD et conformité :
- AIPD : méthode pas à pas : Pour traiter les traitements les plus sensibles avec une analyse d’impact structurée et actionnable.
- Conformité réglementaire : Vue d’ensemble de vos chantiers réglementaires (RGPD, NIS2, DORA…) et de notre approche globale.
- Test de maturité RGPD : Pour obtenir un score de maturité et une trajectoire priorisée à partir de quelques questions structurées.
Prêt à clarifier votre situation RGPD ?
Vous avez identifié des écarts possibles ou des zones de flou dans votre conformité RGPD ?
Nous pouvons analyser rapidement votre dispositif, prioriser les risques et vous proposer une trajectoire de mise en conformité réaliste.